Рекомендации Правового Комитета Студенческого Совета СПбГУ по ведению протоколов заседаний студенческих советов СПбГУ

Протокол заседания (собрания, встречи) является официальным документом, который содержит в себе информацию о:

- присутствовавших и  наличии кворума;

-  повестке заседания и обсуждении каждого вопроса;

- результатах голосования;

-  принятых решениях.

1. Протоколы следует хранить в архиве студенческого совета (желательно не только в электронном виде, но и на бумажном носителе).
2. Протокол следует составлять по каждому заседанию студенческого совета (независимо от наличия кворума), а также при проведении заседаний рабочих групп (комитетов, комиссий), решения которых могут иметь значения в последующем.
3. В верхней части протокола необходимо указывать протокол заседания какого органа утверждается (заседания студенческого совета и так далее).
4. Страницы протокола рекомендуется нумеровать с указанием их общего количества в документе.
5. Обязательно указание на дату проведения заседания.
6. Рекомендуется нумеровать протоколы.
7. Рекомендуется в тексте прямо указывать на факт наличия или отсутствия кворума.
8. Рекомендуется указывать фамилии, имена и отчества лиц (при наличии – с должностью), которые присутствуют на заседании.
9. В случае проведения голосования по какому-либо вопросу, необходимо отразить результаты голосования в протоколе по графам («ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ»).
10. Подписывать протокол следует тому лицу, которое уполномочено на это в соответствии с положением о соответствующем студенческом совете. Например, председатель совета и секретарь или председатель совета и заместитель председателя – ответственный секретарь.
11. При утверждении протокола необходимо не только поставить подпись, но и дать расшифровку фамилии с инициалами лица.
12. Подпись должна быть поставлена ручкой (не в электронном виде).
13. Подписи не могут быть поставлены на отдельном листе. Необходимо так оформить протокол, чтобы подписи оказались на последнем листе основного текста протокола.
14. Если в тексте протокола есть указание на наличие приложения к протоколу, то он должен быть приведен после текста протокола, так как является его неотъемлемой частью.
15. Рекомендуется создавать приложение №1, где будут стоять подписи лиц, присутствовавших на заседании студенческого совета.

Также предлагаем Вашему вниманию образец протокола:

 

Образец протокола

Санкт-Петербургский Государственный Университет

N  факультет (институт, колледж)

 Студенческий Совет (Совет Обучающихся)

Протокол заседания № N

ДД. ММ.ГГГГ

Присутствовали:

Приглашенные:

Кворум имеется. / Кворум не имеется. (см. приложение №1 к протоколу)

Повестка заседания:

1. О ….
2. Разное

1. По первому вопросу слушали ФИО. Предложено …
2. Голосовали по вопросу

«За»	N голосов
«Против»	N голосов
«Воздержался»	N голосов

1. Постановили: 

-  принять информацию к сведению;

- рекомендовать обучающимся СПбГУ по направлению «N» принять участие в мероприятии N;

- обратиться с N предложениями к уполномоченным лицам СПбГУ по вопросу …;

- направить результаты социологического опроса студентов по вопросу N  уполномоченным должностным лицам СПбГУ;

- провести концерт, посвященный N ДД. ММ.ГГГГ;

- направить мнения студенческого совета факультета N по вопросу N руководству СПбГУ.
2.1. По второму вопросу в «Разном» слушали …

2.2. Постановили: принять информацию к сведению.

Председатель Студенческого Совета N факультета / института/ колледжа СПбГУ	Подпись           ФИО
Ответственный секретарь	Подпись           ФИО